O Lotus 123 oferece várias ferramentas para tornar as planilhas mais atraentes e profissionais. A aparência de uma planilha não afeta a sua funcionalidade – se os valores e as fórmulas estiverem corretos, os resultados desejados serão obtidos, mas com uma aparência mais bonita, agilizando e facilitando a leitura dos dados.

A formatação é utilizada para que as informações importantes sejam destacadas na planilha, usando negrito, itálico, sublinhado, ou incluindo símbolos monetários e separador de milhares. Pode-se também selecionar uma fonte trocar seu tamanho, ajustar o alinhamento dos dados nas células e incluir cores, padrões, bordas e figuras.

Crie uma nova pasta de trabalho e grave-a com o nome de Papelaria.123. Renomeie a Planilha A para Produtos e entre com os dados conforme figura a seguir:

Observe que o cálculo do Lucro do primeiro produto é feito através da fórmula =E6-D6, que pode ser copiada para os outros produtos da lista arrastando-se a alça da borda da célula F6 até a F12.

Abaixo você terá uma noção das principais ferramentas de formatação.

Quando se insere dados em uma planilha, o Lotus alinha o texto à esquerda e os números à direita da célula, mas é possível alterar o alinhamento dos dados através da formatação de células.

Para mudar o alinhamento dos dados inseridos na célula, faça:

Selecione uma célula ou intervalo de células que contenham os dados a serem alinhados. Na planilha Produtos, selecione A5 à F5.

Clique no botão de alinhamento, na barra de status; aparecerá as seguintes opções para alterar a posição horizontal do texto e dos valores:

O uso de alguns aprimoramentos nos dados das planilhas pode aumentar sua eficácia. Você pode adicionar bordas, linhas, cor e molduras do designer à sua planilha para enfatizar dados importantes.

Você pode adicionar bordas em torno de células e intervalos. As bordas são diferentes das linhas de grade que separam as células na planilha. Você pode alterar o estilo e a cor das bordas.

A moldura do designer é um tipo especial de borda que você pode adicionar às células, aos intervalos e a qualquer objeto retangular exceto um botão. A paleta da moldura do designer (para visualizar esta opção basta ativar a caixa de verificação Modelo do designer)contém molduras com sombras projetadas e cantos em alto-relevo que você pode aprimorar com cor.

Você pode alterar a cor das linhas e bordas e alterar a cor de segundo plano de intervalos. Em seguida, você pode adicionar ao fundo um padrão e uma cor de padrão.

Menu: Intervalo – Propriedades do Intervalo.

Há situações em que não se pode gastar muito tempo com a formatação. Para tornar os dados de formatação mais eficientes, o Lotus inclui vário tipos de Estilos (formatações automáticas).

Um Estilo inclui combinações de cores e padrões de preenchimentos, formatos numéricos, atributos de fonte, bordas e cores de fonte, especialmente criados para dar um formato profissional às suas planilhas. Mas deve-se saber que quando um Estilo é aplicado, toda a formatação pré-existente é apagada.

Utilizando ainda a planilha Produto, será aplicado um Estilo da seguinte forma:

Selecione o intervalo de células F5 à F12;

No menu: Intervalo escolha a opção Propriedades do Intervalo;

Clique na última guia da caixa Propriedade do Intervalo;

Clique no botão Galeria de Estilos...;

Agora é só escolher o estilo que mais lhe agradar e clicar no botão OK.

As células podem conter observações, como comentários de como funciona determinada função, ou que dados colocar em determinada célula; esses lembretes ficam ocultos, isto é, não são impressos, mas o 1-2-3 exibe um pequeno marcador no canto superior esquerdo das células que contém um comentário. Lembre-se: Em cada comentário você pode inserir até 1024 caracteres.

Para inserir um comentário na célula deixe a célula ativa e vá ao menu: Intervalo – Comentário da célula. Aparecerá uma caixa igual a da figura abaixo.

Use Exibir - Definir Preferências de Exibição para desativar a exibição de marcadores de comentário de célula da pasta de trabalho.

Use Editar – Limpar... e marque a opção Comentários da Célula e dê OK para excluir um comentário de célula.

Nota: Se você deixar caracteres em branco em um comentário de célula, o marcador de comentário ainda será exibido.

Para limpar a formatação de uma ou mais células, não adianta teclar <Delete>, pois quando pressionar esta tecla apenas o conteúdo da célula será apagado.

Selecione o intervalo e escolha Editar – Limpar..., e selecione uma ou mais destas opções: